Comment rédiger un dossier de sponsoring ?

21 avril 2010 par Florence

La lettre de présentation.

Cette lettre est fondamentale.

Elle doit :

  • Contenir un résumé de votre projet,
  • Préciser le lien entre votre projet et le choix de l’entreprise que vous sollicitez.

Le dossier.

Il doit être court (10 pages maximum) et clair.

Un dossier idéal comprend :

  • Une couverture originale,
  • Le sommaire,
  • Une présentation synthétique du projet,
  • Les moyens mis en œuvre pour médiatiser votre projet,
  • Les contreparties que vous offrez,
  • Un bref CV du porteur de projet,
  • Des annexes éventuelles (articles de presse, lettres de soutien,…).

Votre participation à un salon…

8 mars 2010 par Florence

Un salon fait partie des médias dit Below the line (hors médias). Ce média est non seulement un outil de marketing, mais encore un outil de communication globale.

En effet, le média-salon est une combinaison d’outils variés de la communication, tels que la publicité, les relations publiques, la vente directe, l’Internet…

Un salon est donc un « océan » d’opportunités, au niveau des contacts, de la presse, des concurrents…

Votre stand est la vitrine de votre entreprise.

Quels que soient les moyens mis en œuvre, tout stand doit impérativement remplir quatre fonctions :

  • Attirer l’attention.
  • Converger l’information sur une idée
  • Montrer les solutions sur leur « 31″
  • Permettre l’efficacité

A l’heure actuelle, la majorité des stands disposent d’un minimum d’animations audiovisuelles. Les visiteurs sont attirés par les démonstrations. Cependant, il ne faut pas perdre de vue une règle essentielle : « Trop de communication tue la communication » .

Quelques conseils…

  • N’utilisez pas d’images, de photos, de posters… de trop petite taille.
  • Les éléments graphiques doivent se situer à une hauteur de 1,5m à 2m pour une distance d’environ 3m.
  • Pensez à animer votre stand.
  • Soyez proactif.

« L’invitation » comme outil de communication

2 mars 2010 par Florence

Dans un monde où l’on est assailli par la publicité, on peut être davantage sensible à une communication plus personnalisée. A cet égard, le marketing direct qui peut être défini comme[1] « l’ensemble des moyens (techniques notamment) qui permettent à une entreprise de communiquer directement, voire de manière personnalisée, avec des prospects ou avec ses clients » est un outil des plus performants. La personnalisation de la communication tend à montrer aux personnes contactées que leurs besoins ont été identifiés et qu’on leur propose une réponse.

Ce type de communication repose sur la création ou l’obtention d’une base de données relative à la cible visée. Cette base de données reprendra les cordonnées précises des personnes à inviter.

L’invitation doit attirer l’attention et être percutante sans quoi elle risque de se perdre dans la masse de courrier reçue.

L’invitation, tout comme l’affiche ou le flyer, doit comporter le nom de l’événement, le lieu et la date. Il est important de préciser le thème ainsi que les différentes informations concernant le déroulement de l’événement (conférences, animations, démonstrations, …). Si l’entrée est gratuite, on placera cette information plutôt au début du document alors que si l’entrée est payante, il sera préférable d’en indiquer le prix à la fin des informations qualitatives.

[1] Source : BADOT, Olivier et al. Dictionnaire du marketing. Paris : Hatier, 1998, p. 320.

Le flyer comme outil de communication

22 février 2010 par Florence

Un flyer est une publicité, un tract, un prospectus qui annonce un événement. On recourt fréquemment à l’utilisation de celui-ci pour annoncer des événements de type culturel ou musical. Distribué en amont de la manifestation, ce dernier est également un outil de communication qui sert à promouvoir l’événement. Il comporte les mêmes caractéristiques que l’affiche, à savoir, l’intitulé de l’événement, le lieu, la date, les horaires et les coordonnées de l’organisateur. Il implique également des frais d’imprimeur.

 

Le flyer peut aussi être mis en format électronique (format pdf par exemple) et faire l’objet d’un mailing.

L’affiche comme outil de communication

14 février 2010 par Florence

L’affiche est un outil de communication qui permet d’informer un large public dans un secteur géographique déterminé. Suivant le type d’affiche (dimensions, couleurs, …) on pourra soit confier sa conception à des professionnels soit la réaliser soi-même, au moyen de programmes informatiques adaptés.

 

Même si la conception de l’affiche en tant que telle est une question de goût, de créativité, il faut veiller non seulement à ce qu’elle soit en cohérence avec le message et l’événement qu’elle véhicule, mais aussi à ce qu’elle mentionne une série d’informations essentielles :

  • L’intitulé de la manifestation (de manière très visible).
  • Le lieu (la ville, la salle).
  • La date.
  • L’heure du début et de la fin de la manifestation.
  • Le coût pour les participants.
  • Les coordonnées du ou des organisateurs.

 

La photocomposition est l’ensemble des opérations qui précèdent l’impression. Elle conduira à la réalisation de la maquette qui devra permettre de valider l’affiche et son contenu avant l’impression.

 

Quand on réalise une affiche, il faut faire appel à un imprimeur. Plusieurs choix devront être effectués :

  •  La qualité du papier (le grammage) : ce choix est déterminant pour la solidité de l’affiche. La sélection d’un papier mat plutôt que brillant donne généralement un caractère plus sobre et plus élégant à l’affiche.
  • Le format : ce choix est déterminé en fonction du réseau d’affichage sélectionné.
  • La couleur : il est loisible d’opter pour la monochromie (une couleur), la bichromie (deux couleurs), ou la quadrichromie (quatre couleurs). Ce choix aura un impact important sur le coût de l’affiche.
  • Le tirage : il faudra déterminer le nombre d’exemplaires souhaités.

 

L’ensemble des éléments cités ci-dessus a un impact sur le coût de l’affiche. Il convient avant de se lancer dans l’impression de solliciter des devis auprès des imprimeurs de manière à comparer le coût des différentes options et des différents imprimeurs.

La conférence de presse comme outil de communication

31 janvier 2010 par Florence

Un autre moyen permettant d’informer les journalistes est l’organisation d’une conférence de presse. Sa mise sur pied demande non seulement plus de moyens (financiers, humains, matériels) que la simple diffusion d’un communiqué de presse mais doit aussi répondre à un certain nombre de règles pour en assurer son bon déroulement.

 

  • On évitera d’organiser une conférence de presse les vendredis. On choisira plutôt une journée au début de semaine.
  • Il est important de s’assurer qu’aucune autre conférence de presse n’a lieu au même moment, cela réduirait les chances de succès de celle-ci.
  • Il est essentiel d’envoyer quelques jours auparavant l’invitation aux journalistes.
  • Un dossier de presse devra être préparé et donnera toutes les informations sur l’événement. Il devra être le plus exhaustif possible. Il devra être remis au début de la conférence.
  • Il faudra prévoir du matériel technique (micros, projecteurs, …).
  • Il faut aménager l’espace pour que les journalistes puissent s’asseoir et disposer leur équipement.
  • Il est essentiel de commencer à l’heure, car les journalistes ont des horaires serrés et risqueraient de partir en cas de retard dans l’organisation.
  • La conférence peut être agrémentée d’un déjeuner, d’un cocktail, …

Le communiqué de presse comme outil de communication

23 janvier 2010 par Florence

Le communiqué de presse a pour fonction de renseigner les journalistes sur un événement. Il devra fournir de manière concise mais aussi complète que possible, toutes les informations qui permettront aux journalistes de relayer cette information aux lecteurs, auditeurs ou téléspectateurs. Il ne vise pas à faire de la publicité mais à informer, même si l’on espère que cette information aura des retombées sur l’événement.

 

Le communiqué de presse doit tenir sur une page, être obligatoirement dactylographié et aller à l’essentiel.

Il répond aux questions du type :

  • Que se passe-t-il ?
  • Quand cela se passe-t-il ?
  • Où cela a-t-il lieu ?
  • Qui organise ? Quelles sont les personnes de contact ?
  • Pourquoi cela a-t-il lieu ?
  • Qui est concerné ?
  • Combien cela coûte-t-il ?

Le communiqué se veut sobre et informatif.

 

La détermination du moment de l’envoi du communiqué de presse doit prendre en considération la périodicité ou le type de média. Ainsi on considère généralement que pour :

  • un mensuel : l’envoi se fera trois ou quatre mois avant la date de la manifestation.
  • un hebdomadaire : trois semaines avant la manifestation.
  • un quotidien : quinze jours avant la manifestation.
  • les radios et télévisions : dix jours avant la manifestation.

Les médias comme moyen de communication

17 janvier 2010 par Florence

Selon Herbert Marshall McLuhan, « le message c’est le médium »[1]. Selon cette idée, ce n’est pas tant le contenu du message qui importe mais la manière dont celui-ci est transmis et plus particulièrement le média grâce auquel il est transmis.

 

Il est donc essentiel de bien choisir le média par lequel l’information va être transmise, car le support de communication a un impact sur le message diffusé.

 

Il convient donc de déterminer les médias qui seront susceptibles de véhiculer le message relatif à l’événement.

 

Le choix du support doit être stratégique et réfléchi afin d’optimiser au maximum le message que l’on veut transmettre.

 

Cette sélection se fera dans le cadre du média-planning. Outre la sélection des médias et des supports qui seront utilisés, le média-planning définit le calendrier des campagnes et les moments de diffusion. L’établissement de ce planning doit prendre en compte différents éléments liés aux caractéristiques des médias et de l’événement (coût, couverture de la cible, possibilités créatives, complémentarité entre les médias sélectionnés, adéquation entre l’image du média et l’événement, …).

 

Tout média correspond à un mode de communication et se compose de différents supports. Il convient donc de choisir le ou les supports par lesquels on va transmettre le message. Ainsi la presse écrite ou la radio correspond au média alors que les différents titres ou les différentes stations correspondent aux supports. Une fois la sélection du ou des médias réalisée ainsi que le choix des supports, on pourra établir la planification des insertions des messages. Il est évident que la période d’action sera déterminée en fonction de la date de l’événement.

 

Il n’existe pas à proprement parler d’approche réellement scientifique pour la sélection des médias. La sélection repose plus sur le bon sens et se fait par élimination. On évince les médias inadaptés, inaccessibles, puis on évalue, sur base de la stratégie initialement établie, les médias qui sont en adéquation avec l’objectif fixé.

La sélection des supports dépendra, quant à elle, de l’événement considéré.

 

L’évaluation des médias se fera sur la base de leur aptitude à communiquer le message et à le mettre en valeur mais également sur leur capacité à couvrir de manière efficace et aussi économique que possible la cible visée.

 

Il est de plus important de prendre en considération les caractéristiques intrinsèques des médias (notoriété, thématique, …) qui peuvent apporter une valeur ajoutée au message.

 

L’approche généralement choisie est de retenir un média de base et d’étudier les combinaisons possibles de ce média de base avec d’autres médias dits d’accompagnement ou médias secondaires. « Ainsi, si on choisit la presse quotidienne (média), on établira ensuite la liste des titres (supports) et le calendrier des insertions des messages. »[2]

 

Toute la démarche de sélection des médias doit naturellement s’articuler autour du maillon essentiel qu’est la cible. Il serait illusoire de pouvoir définir une stratégie média sans avoir préalablement clairement défini la cible visée.

 

[1] Source : LIBAERT, Thierry. Le Plan de communication : Définir et organiser votre stratégie de communication. Paris : Editions Dunod, 2003, p.12 – 13.

[2] Source : LENDREVIE, Jacques et DE BAYNAST, Arnaud. Publicitor. Paris : Ed. Dalloz, 2004, p. 305.

Les moyens de communication : la plaquette de présentation

8 janvier 2010 par Florence

De manière à bien faire passer le message à exprimer, divers moyens vont s’offrir à vous. Une fois encore, il faudra veiller à la bonne adéquation entre le support de communication choisi et la cible visée

 

LA PLAQUETTE DE PRESENTATION

La plaquette est un support de communication qui permet de présenter de manière détaillée une entreprise, une organisation, un produit ou un service. Elle se compose généralement d’une partie rédactionnelle qui présente clairement le sujet et d’une partie graphique (photos, schémas, illustrations, graphiques) qui vise plus particulièrement à soutenir l’attention du lecteur ou à illustrer la partie rédactionnelle.

Il est important de définir avec précision l’objectif de la plaquette.

 

Une bonne plaquette ne se contente pas de présenter simplement un produit, un événement,… Elle doit donner confiance et susciter l’adhésion du lecteur en lui montrant que ce qui est présenté répond à un de ses besoins potentiels.

Pour atteindre cet objectif, idéalement, la plaquette devra d’abord présenter le produit, la société, l’événement, … Elle prouvera au lecteur que son besoin est identifié et qu’un moyen de le satisfaire lui est proposé. Enfin, elle lui donnera les indications sur la manière de combler ce besoin.

 

Certains éléments rédactionnels aident à interpeller le lecteur :

 

  • Les titres : ils doivent être accrocheurs, tenir le lecteur en suspens et l’inciter à lire le texte. L’utilisation de questions ou de phrases se terminant par des points de suspension peut être un bon moyen d’atteindre cet objectif.
  • Le ton : on préconisera le ton direct ainsi que l’emploi de l’impératif présent et du présent de l’indicatif.
  • Les mots : on utilisera des termes positifs, crédibles et factuels.
  • Les phrases : le recours à des phrases courtes, concises, donnant du rythme au texte est préférable. Elles constituent le cœur de l’argumentation qui incitera le lecteur à adhérer au concept.
  • La typographie a également une grande importance dans la réalisation d’une plaquette. On privilégiera le gras, le souligné et l’italique. Ces derniers permettent d’insister sur certaines phrases ou mettent en valeur certains termes.
  • L’emplacement du texte et de ses différentes composantes doivent être réfléchi. Dans notre culture, l’œil est habitué à une lecture de gauche à droite et de haut en bas. Cette réalité doit être prise en compte pour le positionnement des différents éléments du texte. Ainsi, les informations les plus importantes seront de préférence positionnées en bas, à droite.

 

L’efficacité de la plaquette repose sur son originalité et sur sa créativité. La conjugaison de son esthétique et de l’argumentation qui y est développée doit susciter l’intérêt du lecteur et le mener vers les points clés qui le conduiront à adhérer au projet.

Des éléments visuels, tels que des photos, des illustrations, des graphiques,… augmentent l’attrait du document et permettent d’illustrer les éléments rédactionnels. La sélection appropriée de ces éléments visuels donnent à la plaquette son cachet original.

 

Il convient également d’attacher une grande importance à la sélection des couleurs. En effet, à chaque couleur correspond une symbolique. La symbolique des couleurs et les réactions qu’elles suscitent résultent de notre éducation et de notre culture. Ainsi, par exemple, on associe généralement la couleur rose aux filles alors que le bleu est associé aux garçons, le blanc est symbole de pureté, le rouge est plutôt lié à la notion de danger.

Le choix des couleurs influencera donc la manière de communiquer puisqu’il agira sur le référentiel culturel du lecteur.

 

Dans la prochaine parution, j’aborderai les médias comme moyens de communication