Réalisation de l’audit

6 juin 2010 par Frans

Vous voici fin prêt pour mener votre audit.

N’avez-vous pas oublié votre stylo ? Idéalement, avec plusieurs couleurs, pour noter immédiatement les points positifs et les points à améliorer.

N’avez-vous pas oublié de confirmer le rendez-vous avec les personnes que vous souhaitez auditer (pour cela, reportez-vous au planning d’audit) ? tenez compte des impératifs de production, des arrêts de production, des opérations de maintenance, en fonction de ce que vous devez auditer.

L’audit se réaliser en 3 phases : introduction de l’audit, réalisation, debriefing à chaud.

L’introduction de l’audit est un moment privilégié pour rappeler les objectifs de l’audit (outil d’amélioration continue et non d’évaluation du personnel), pour fixer l’horaire et les priorités.

En cours d’audit, l’auditeur veillera à rester neutre, à se limiter aux faits, documents et enregistrements. Un auditeur ne peut pas porter de jugement ou critiquer, il doit relever des faits. Il peut juste dire si ce qu’il constate est conforme aux référentiels et aux procédures.

Enfin, le débriefing permet de clôturer l’audit sur le terrain en résumant l’ensemble des points forts et des points à améliorer constatés en cours d’audit. Il n’est pas question ici de procéder à une attaque en règle. L’objectif est d’obtenir l’accord du ou des responsables sur les actions à engager pour remédier aux problèmes constatés. Cet engagement sera repris dans le rapport d’audit.

Les audits internes : Préparation, réalisation des audits et supports d’audits

30 mai 2010 par Frans

Il existe différentes techniques d’audit : les audits documentaires et les audits « terrain ». Les premiers sont basés sur l’examen des procédures, instructions, enregistrements relatifs au domaine audité. Cela peut se faire sans l’intervention des personnes impliquées dans le domaine audité. Par contre, les audits « terrain » sont basés sur la rencontre avec les personnes.

Lors de la préparation, les auditeurs examinent les rapports des audits précédents (internes et externes), les anomalies relatives au domaine audité, les procédures et instructions, … Sur base de ces documents et du ou desréférentiel(s), les auditeurs préparent la check-list.

Les audits étant un exercice à réaliser en plus de ses tâches quotidiennes, les auditeurs ne doivent pas nécessairement réinventer la roue lors de chaque préparation d’audits. Les check-lists utilisées lors des audits précédents peuvent parfaitement être réutilisées, pour autant qu’elles soient complètes et qu’il n’y ait pas eu de modification importante dans l’organisme. Les auditeurs veilleront à avoir leur check-list avec eux dans un format adapté au type d’audit.

Ainsi, si vous complétez la check-list, veillez à laisser suffisamment de place ; ou alors numérotez vos questions et reprenez ces numéros en regard des réponses que vous enregistrez. Plus vous vous facilitez la vie au niveau de la prise de notes, plus vous rédigerez le rapport d’audit facilement.

Le calendrier des audits

20 mai 2010 par Frans

Le responsable des audits doit établir son calendrier évidemment en tenant compte des impositions des référentiels. Par exemple, la norme ISO 9001 :2008 impose d’établir un planning d’audit, par le responsable d’audit (généralement, le responsable qualité). Idéalement, ce planning est établi pour les 3 années couvertes par le certificat. Nous vous rappelons que l’ensemble des processus doit être audité au moins une fois sur la durée du certificat. Vous devez évidemment tenir compte de la criticité des processus : il ne serait pas judicieux d’auditer le processus de fabrication une fois tous les 3 ans !

Si votre société est certifiée par rapport à plusieurs référentiels, vous avez la possibilité de réaliser des audits combinés (c’est-à-dire un même processus audité sur base des exigences des différents référentiels). Cela vous permet de ne pas multiplier les audits et les auditeurs.

En plus des audits programmés, le responsable des audits doit également mener ou faire réaliser des audits « spots », c’est-à-dire des audits sur des points précis, par exemple suite à une plainte client ou des anomalies récurrentes. Même si ces audits ne sont pas programmés, veillez à les enregistrer dans le calendrier des audits lorsqu’ils sont réalisés. Les auditeurs de certification apprécient !

Le planning d’audit doit évidemment préciser les domaines audités (processus ou service), les auditeurs, et la période d’audit (un mois, un trimestre éventuellement, mais pas une année !).

C’est ici que se pose le problème du choix des auditeurs. Il faut au moins 2 auditeurs de services différents, puisqu’un auditeur ne peut auditer son propre service.

Le responsable des audits doit donc veiller à maintenir une équipe suffisante d’auditeurs, compétente dans les différents domaines à auditer (en tenant compte des évolutions des référentiels), disponible et motivée. Il veillera également à varier les services audités par les auditeurs, pour conserver le regard neuf des auditeurs. La formation des auditeurs est donc très importante.

L’équipe d’audit

6 mai 2010 par Frans

Le responsable des audits, en général le responsable du système de management (qualité, sécurité, environnement ou autre), doit constituer son équipe d’auditeurs. A défaut de volontaires, il devra désigner les auditeurs. Il devra aussi s’assurer qu’ils sont formés aux référentiels qui serviront de base aux audits et qu’ils ont une connaissance suffisante de l’organisation et des activités ; on ne leur demande toutefois pas de connaitre le processus de fabrication au même niveau qu’un ingénieur de production.

Le responsable de l’équipe d’audit peut lui-même former les auditeurs aux référentiels applicables. Pour que la formation soit efficace, il est bon de prévoir des audits pratiques, sans oublier évidemment la rédaction des rapports d’audit et le suivi des audits.

Si l’équipe d’audit doit mener des audits externes (par exemple chez les fournisseurs), la formation pourrait être adaptée en fonction des fournisseurs visités, mais le principe reste le même : audit par rapport à un référentiel (normes internationales ou d’un secteur, ou encore exigences définies par l’organisme), rédaction d’un rapport, suivi des actions.

Les audits – outil d’amélioration continue

29 avril 2010 par Frans

Il faut distinguer 2 types d’audits : les audits internes et les audits externes.

Comme son nom l’indique, l’audit interne est mené au sein de l’entreprise, par un membre du personnel. Il peut également être réalisé par un consultant externe, qui connait bien l’organisation.

L’audit externe, lui, est mené par une tierce personne : un client, l’auditeur d’un organisme de certification accrédité. L’organisme peut lui aussi mener des audits externes chez ses fournisseurs !

Néanmoins, quel que soit le type d’audit, l’objectif est le même : l’audit est un « processus méthodique, indépendant et documenté permettant d’obtenir des preuves d’audit et de les évaluer de manière objective pour déterminer dans quelle mesure les critères d’audit sont satisfaits », définition de la norme ISO 19011 :2002.

Quels sont les ingrédients nécessaires à la réalisation des audits ? Des auditeurs formés et motivés, un calendrier d’audit, des audits à réaliser, un rapport d’audit et des actions d’amélioration.

Nous détaillerons ces points lors d’un prochain article.

Obligation légale… Le rapport annuel du SIPP – Plan global et annuel

19 avril 2010 par Frans

Le temps est venu de compléter le rapport annuel du SIPP (obligation légale qui doit être respectée par le conseiller en prévention de l’entreprise) et de l’envoyer (avant le 1er avril 2010) à la Direction Régionale du Service Public Fédéral (SPF) de votre région. Pour compléter ce rapport vous devez rassembler quelques informations / documents : le bilan social (quantité d’heures prestées, …) auprès de votre secrétariat social, le rapport de l’assurance loi déterminant les accidents pris en compte (nombre d’accident, nombre de jour d’incapacité temporaire ou définitive – y compris pour les éventuelles agences d’Intérim) et le rapport de la visite annuelle du SEPP (Service Externe de Prévention et de Protection). Le formulaire à remplir pour le rapport du SIPP et les explications du Ministère sont téléchargeables sur le site http://www.emploi.belgique.be. Pour les détails voir le NUG de mars 2009 (que vous pouvez aussi consulter sur notre site http://www.qualibel.com/fr/conseil-mois.html ).

Sécurité, Santé et Environnement – Connaître la loi ?

8 avril 2010 par Frans

Tout Belge est censé connaitre la loi, et bien entendu l’appliquer. Ceci est  valable dans tous les domaines que se soit la vie sociale, le code de la route, la gestion de l’environnement, le monde du travail, … Après réflexion on s’imagine vite la difficulté de se tenir informé au jour le jour des  différentes législations. Pour ce faire, il faudrait éplucher jour après jour les publications (moniteur Belge, communauté européenne, …), parcourir tous les articles publiés (arrêtés royaux, …), trier ceux qui nous concernent, les analyser,  comprendre  leur application et les mettre en œuvre au sein de l’entreprise.

Plusieurs sources peuvent nous aider à connaitre les lois les plus importantes, ou du moins celles qui nous concernent. Par exemple… les médias ont abondamment commenté la récente loi d’interdiction de fumer dans les lieux publics. Il en va de même pour les lois concernant le bien être au travail.  Nous pouvons aussi disposer de revues spécialisées, de fascicules d’information provenant de nos différentes affiliations sociales, des commissions paritaires, et autres… Notre Service Externe pour la Prévention et la Protection des travailleurs (SEPP) doit nous informer également des lois qui rentrent plus dans leurs compétences. Par exemple la CCT 100, ou convention collective du travail, applicable dans l’entreprise pour le 31 mars 2010. Une autre difficulté à laquelle nous sommes confrontés est la coexistence de législations nouvelles et anciennes. Pour exemple, les lois qui concernent les employeurs et les travailleurs dans le cadre de la transposition de l’ancienne réglementation connue sous le Règlement Général pour la Protection des Travailleurs, le RGPT dans le Code du bien-être. Non seulement il faut connaitre et appliquer les nouvelles règlementations mais il faut connaitre les anciennes car tous les articles de celles-ci ne sont pas nécessairement abrogés. Connaître les nouvelles, les anciennes, les changements, … Et ensuite les appliquer !

Là, se pose la question de la conformité vis-à-vis des différents législations et règlementations. Qui dit non-conformité dit problème potentiel (réel) en cas d’accident… Quid de notre responsabilité ? Ne parlons même pas de notre responsabilité morale… mais simplement de notre responsabilité civile et éventuellement pénale.

Quelles sont les outils ou les méthodes que nous pouvons mettre en œuvre ?

Environnement : Du nouveau pour les installations frigorifiques.

31 mars 2010 par Frans

Depuis le 1er janvier 2010 l’utilisation des hydrochlorofluorocarbures (HCFC) vierges utilisés comme fluide réfrigérant pour des opérations de maintenance, d’entretien et de réparation est interdite dans les installations de  réfrigération et de conditionnement d’air existant à cette date.

Les HCFC, dont le plus connu est le chlorodifluorométhane ou R22, sont des gaz qui appauvrissent la couche d’ozone. Si la mise en route d’installations frigorifiques contenant des HCFC est interdite depuis 1999, les HCFC vierges pouvaient encore être utilisés pour certaines opérations, notamment celles de maintenance et de réparation. Depuis le  1er janvier 2010, l’ajout de nouveaux HCFC produits est donc interdit pour le remplissage de pertes (fuite).

Seuls les HCFC recyclés (à savoir les HCFC présents dans les installations qui sont vidangés lors de travaux d’entretien et qui sont remis dans l’appareil après un processus de nettoyage – par exemple filtrage ou séchage) peuvent encore être utilisés après le 1° janvier 2010. C’est un nouveau règlement européen (n°1005/2009 du Parlement européen et du Conseil du 16 septembre 2009 relatif à des substances qui appauvrissent la couche d’ozone) qui interdit depuis le 1er janvier 2010 d’utiliser des HCFC vierges pour la maintenance, l’entretien et la réparation des installations frigorifiques. Seuls les HCFC recyclés et les HCFC régénérés peuvent encore être utilisés jusqu’au 31 décembre 2014, et ce pour les opérations de maintenance, d’entretien et de réparation.

Concrètement, pour les détenteurs d’installation fonctionnant encore avec du R22 les solutions sont :

  • La plus radicale et la plus chère : changer pour une installation neuve avec du R410 pour la climatisation.
  • Modifier les installations existantes pour qu’elles fonctionnent avec un autre fluide (Ex : R417A) opération moins onéreuse, assortie de modifications sur le circuit frigorifique et dans certains cas de  changement de l’huile (fiabilité) et généralement d’une baisse de la puissance frigorifique.
  • Garder son installation au R22 et prendre le risque de la rupture de stock du fluide recyclé.

Les outils de la Qualité : L’audit interne

26 mars 2010 par Frans

Qu’est-ce qu’un audit ?

L’audit est un « processus méthodique, indépendant et documenté permettant d’obtenir des preuves d’audit et de les évaluer de manière objective pour déterminer dans quelle mesure les critères d’audit sont satisfaits », définition de la norme ISO 19011 (version 2002). La norme ISO 9000 (version 2005) ne fait pas la distinction entre un audit interne et un audit externe. Nous reviendrons sur les audits externes dans un nouvel article. Il faut également noter que les référentiels relatifs à la sécurité et à la santé (OHSAS 18001), à l’environnement (ISO 14001 et EMAS) et à la sécurité alimentaire (ISO 22000) possèdent leur propre définition de l’audit, qui n’est finalement pas très éloignée de la définition de la norme ISO 19011.

Les auditeurs et le planning d’audit

La norme ISO 9001 :2008 impose d’établir un planning d’audit, par le responsable d’audit (généralement, le responsable qualité). Idéalement, ce planning est établi pour les 3 années couvertes par le certificat. Nous vous rappelons que l’ensemble des processus doit être audité au moins une fois sur la durée du certificat. Vous devez évidemment tenir compte de la criticité des processus : il ne serait pas judicieux d’auditer le processus de fabrication une fois tous les 3 ans ! Cette criticité peut être définie par une analyse de risque objective qui permettra de déterminer les priorités. Si votre société est certifiée par rapport à plusieurs référentiels, vous avez la possibilité de réaliser des audits combinés (c’est-à-dire un même processus audité sur base des exigences des différents référentiels). Cela vous permet de ne pas multiplier les audits et les auditeurs. En plus des audits programmés, le responsable des audits doit également mener ou faire réaliser des audits « spots », c’est-à-dire des audits sur des points précis, par exemple suite à une plainte client ou des anomalies récurrentes. Même si ces audits ne sont pas programmés, veillez à les enregistrer dans le calendrier des audits lorsqu’ils sont réalisés. Les auditeurs de certification apprécient ! Le planning d’audit doit évidemment préciser les domaines audités (processus ou service), les auditeurs, et la période d’audit (un mois, un trimestre éventuellement, mais pas une année !). C’est ici que se pose le problème du choix des auditeurs. Il faut au moins dans l’organisation désigner (et former) 2 auditeurs appartenant à des services différents, puisqu’un auditeur ne peut auditer son propre service. Le responsable des audits doit donc veiller à maintenir une équipe suffisante d’auditeurs, compétente dans les différents domaines à auditer (en tenant compte des évolutions des référentiels), disponible et motivée. Il veillera également à varier les services audités par les auditeurs, pour conserver le regard neuf des auditeurs. La formation des auditeurs est donc très importante.

Préparation, réalisation des audits et supports d’audits.

Il existe différentes techniques d’audit : les audits documentaires et les audits « terrain ». Les premiers sont basés sur l’examen des procédures, instructions, enregistrements relatifs au domaine audité. Cela peut se faire sans l’intervention des personnes impliquées dans le domaine audité. Par contre, les audits « terrain » sont basés sur la rencontre avec les personnes. Lors de la préparation, les auditeurs examinent les rapports des audits précédents (internes et externes), les anomalies relatives au domaine audité, les procédures et instructions, … Sur base de ces documents, les auditeurs préparent la check-list. Dans un prochain article, nous aborderons la réalisation des audits plus en détail, y compris la rédaction des rapports d’audit.

Conclusion

Les audits internes sont un des piliers de l’amélioration continue. Il est donc important qu’ils soient menés correctement, consciencieusement et surtout pas dans la précipitation !! Pour vous aider dans votre démarche, de nombreuses sociétés proposent des formations d’auditeurs internes (théoriques et pratiques). Nous vous conseillons de choisir une formation présentant ce double aspect : théorie (connaissance des normes et des outils) et pratique (réalisation d’un audit en situation réelle « sur le terrain »).

Le licenciement en raison de consommation d’alcool ou de drogues?

16 mars 2010 par Frans

Des mesures sanctionnant directement la consommation d’alcool ou de drogues ne peuvent être prises que de manière très limitée. La CCT interdit que des conséquences négatives soient associées à des tests positifs de consommation d’alcool ou de drogues, hormis l’éloignement du lieu du travail mais une telle mesure est prise évidemment dans le but d’assurer la sécurité au travail. L’on peut demander des explications au travailleur mais c’est au médecin du travail à contrôler l’aptitude du travailleur qui peut être exclu de l’exécution de son contrat de travail si le médecin constate que le travailleur n’est plus apte au travail en raison de la consommation d’alcool ou de drogues.

« Articles plus anciens