Les outils de la Qualité : L’audit interne

26 mars 2010 par Frans

Qu’est-ce qu’un audit ?

L’audit est un « processus méthodique, indépendant et documenté permettant d’obtenir des preuves d’audit et de les évaluer de manière objective pour déterminer dans quelle mesure les critères d’audit sont satisfaits », définition de la norme ISO 19011 (version 2002). La norme ISO 9000 (version 2005) ne fait pas la distinction entre un audit interne et un audit externe. Nous reviendrons sur les audits externes dans un nouvel article. Il faut également noter que les référentiels relatifs à la sécurité et à la santé (OHSAS 18001), à l’environnement (ISO 14001 et EMAS) et à la sécurité alimentaire (ISO 22000) possèdent leur propre définition de l’audit, qui n’est finalement pas très éloignée de la définition de la norme ISO 19011.

Les auditeurs et le planning d’audit

La norme ISO 9001 :2008 impose d’établir un planning d’audit, par le responsable d’audit (généralement, le responsable qualité). Idéalement, ce planning est établi pour les 3 années couvertes par le certificat. Nous vous rappelons que l’ensemble des processus doit être audité au moins une fois sur la durée du certificat. Vous devez évidemment tenir compte de la criticité des processus : il ne serait pas judicieux d’auditer le processus de fabrication une fois tous les 3 ans ! Cette criticité peut être définie par une analyse de risque objective qui permettra de déterminer les priorités. Si votre société est certifiée par rapport à plusieurs référentiels, vous avez la possibilité de réaliser des audits combinés (c’est-à-dire un même processus audité sur base des exigences des différents référentiels). Cela vous permet de ne pas multiplier les audits et les auditeurs. En plus des audits programmés, le responsable des audits doit également mener ou faire réaliser des audits « spots », c’est-à-dire des audits sur des points précis, par exemple suite à une plainte client ou des anomalies récurrentes. Même si ces audits ne sont pas programmés, veillez à les enregistrer dans le calendrier des audits lorsqu’ils sont réalisés. Les auditeurs de certification apprécient ! Le planning d’audit doit évidemment préciser les domaines audités (processus ou service), les auditeurs, et la période d’audit (un mois, un trimestre éventuellement, mais pas une année !). C’est ici que se pose le problème du choix des auditeurs. Il faut au moins dans l’organisation désigner (et former) 2 auditeurs appartenant à des services différents, puisqu’un auditeur ne peut auditer son propre service. Le responsable des audits doit donc veiller à maintenir une équipe suffisante d’auditeurs, compétente dans les différents domaines à auditer (en tenant compte des évolutions des référentiels), disponible et motivée. Il veillera également à varier les services audités par les auditeurs, pour conserver le regard neuf des auditeurs. La formation des auditeurs est donc très importante.

Préparation, réalisation des audits et supports d’audits.

Il existe différentes techniques d’audit : les audits documentaires et les audits « terrain ». Les premiers sont basés sur l’examen des procédures, instructions, enregistrements relatifs au domaine audité. Cela peut se faire sans l’intervention des personnes impliquées dans le domaine audité. Par contre, les audits « terrain » sont basés sur la rencontre avec les personnes. Lors de la préparation, les auditeurs examinent les rapports des audits précédents (internes et externes), les anomalies relatives au domaine audité, les procédures et instructions, … Sur base de ces documents, les auditeurs préparent la check-list. Dans un prochain article, nous aborderons la réalisation des audits plus en détail, y compris la rédaction des rapports d’audit.

Conclusion

Les audits internes sont un des piliers de l’amélioration continue. Il est donc important qu’ils soient menés correctement, consciencieusement et surtout pas dans la précipitation !! Pour vous aider dans votre démarche, de nombreuses sociétés proposent des formations d’auditeurs internes (théoriques et pratiques). Nous vous conseillons de choisir une formation présentant ce double aspect : théorie (connaissance des normes et des outils) et pratique (réalisation d’un audit en situation réelle « sur le terrain »).

Le licenciement en raison de consommation d’alcool ou de drogues?

16 mars 2010 par Frans

Des mesures sanctionnant directement la consommation d’alcool ou de drogues ne peuvent être prises que de manière très limitée. La CCT interdit que des conséquences négatives soient associées à des tests positifs de consommation d’alcool ou de drogues, hormis l’éloignement du lieu du travail mais une telle mesure est prise évidemment dans le but d’assurer la sécurité au travail. L’on peut demander des explications au travailleur mais c’est au médecin du travail à contrôler l’aptitude du travailleur qui peut être exclu de l’exécution de son contrat de travail si le médecin constate que le travailleur n’est plus apte au travail en raison de la consommation d’alcool ou de drogues.

La prévention en matière de drogue et d’alcool dans les entreprises : L’évaluation de la politique et Entrée en vigueur de la CCT

11 mars 2010 par Frans

L’évaluation de la politique :

L’employeur doit évaluer régulièrement la politique mise en œuvre en tenant compte des rapports des services internes et externes de prévention, des avis du CPPT, des incidents et des accidents éventuels.

Entrée en vigueur de la CCT :

La CCT est entrée en vigueur le 1er avril 2009 et les entreprises disposent d’un an pour la mettre en œuvre. Les règlements de travail doivent donc être adaptés au 1er avril  2010.

La prévention en matière de drogue et d’alcool dans les entreprises : Le conseiller en prévention

5 mars 2010 par Frans

L’employeur doit assurer le cadre qui permet au Conseiller en Prévention d’assurer de façon optimale leur rôle dans la politique de prévention en matière de drogues et d’alcool de l’entreprise. Le Conseiller en Prévention qui, à l’occasion d’un contact avec le travailleur, constate des risques et présume que ceux-ci peuvent provenir de la consommation d’alcool ou de drogues doit informer le travailleur sur les possibilités d’assistance ainsi que sur la possibilité de s’adresser à son médecin traitant ou à des services spécialisés. Il ne peut avoir recours  directement à des intervenants externes que moyennant l’accord du travailleur.

La prévention en matière de drogue et d’alcool dans les entreprises : Adaptation du règlement de travail.

26 février 2010 par Frans

Adaptation du règlement de travail :

La première phase nécessite que les points de départs et les objectifs de la politique en matière d’alcool et de drogues doivent être intégrés dans le règlement de travail après une concertation des organes sociaux de l’entreprise.

Par contre, la procédure d’adaptation du règlement de travail doit être suivie pour la seconde phase.

Information de la ligne hiérarchique et de l’ensemble des travailleurs :

La ligne hiérarchique et l’ensemble des travailleurs doivent être informés et formés à la politique en matière d’alcool et de drogues. Il est dévolu un rôle important à la ligne hiérarchique dans le cadre de la politique de prévention, notamment en ce qui concerne la détection de problèmes, la surveillance du respect des instructions, l’analyse des accidents et des incidents …. Pour cela, la ligne hiérarchique reçoit une information spécifique. La collaboration des travailleurs est requise selon leurs possibilités mais en respectant les principes suivants : il incombe à chaque travailleur de prendre soin de sa sécurité et de sa santé ainsi que de celle des autres personnes concernées, il doit respecter les instructions et règlements et signaler à l’employeur ou au SIPP toute situation de travail qui présente un danger grave et immédiat.

La prévention en matière de drogue et d’alcool dans les entreprises : les testes de dépistage

21 février 2010 par Frans

Il se peut (sans obligation) que des tests de dépistage d’alcool ou de drogues fassent partie de la politique de prévention en matière d’alcool et de drogues dans l’entreprise. Dans ce cas, les modalités qui doivent être suivies doivent être déterminées. Celles-ci concernent :

  • la nature des tests qui peuvent être appliqués (il ne peut s’agir que de tests d’haleine et de tests psychomoteurs avec une seule valeur indicative positive ou négative),
  • le(s) groupe(s) de travailleurs qui peut (peuvent) être soumis aux tests (par exemple des personnes occupant un poste de sécurité ou de vigilance),
  • les procédures qui doivent être suivies lors de l’application de ces tests,
  • les personnes compétentes pour appliquer ces tests (uniquement le conseiller en prévention- médecin du travail) ;
  • le (les) moment(s) où des tests peuvent être appliqués,
  • et les conséquences possibles d’un résultat de test positif.

 

Les tests positifs ne peuvent que constater que le travailleur n’est pas apte au travail ; ses activités seront donc suspendues (éloignement temporaire). Un résultat positif ne pourra pas donner lieu à d’autres sanctions, ni apporter la preuve d’une intoxication mais il peut être pris en considération lors d’une évaluation globale du travailleur. L’enregistrement dans un fichier et la conservation de résultats individuels sont interdits par la règlementation relative au respect de la vie privée. Un test de dépistage d’alcool ou de drogues ne peut être appliqué que si l’intéressé y a consenti et donc un tel test a un caractère plutôt préventif et engendre peu de conséquences pour le travailleur.

La prévention en matière de drogue et d’alcool dans les entreprises : Comment dépasser les tabous ? (Suite)

11 février 2010 par Frans

Si l’entreprise souhaite aller plus loin en fixant des règles et des instructions, la seconde phase est entamée avec :

1. La définition de règles qui, pour l’ensemble du personnel, concernent :

  • la disponibilité (ou non) d’alcool au travail;
  • le fait d’apporter de l’alcool et des drogues;
  • la consommation d’alcool et de drogues liée au travail,

 

2. Les procédures qui doivent être suivies en cas de constatation d’un dysfonctionnement au travail dû à une éventuelle consommation d’alcool ou de drogues ou en cas de constatation d’une transgression de ces règles;

 

3. La méthode de travail et la procédure qui doivent être suivies en cas de constatation d’une incapacité de travailler d’un travailleur, en ce qui concerne le transport de l’intéressé chez lui, son accompagnement et le règlement des dépenses qui y sont liées.

 

Pour cette seconde phase, les points ci-dessus doivent être intégrés au règlement du travail en suivant la procédure d’adaptation du règlement de travail.

La prévention en matière de drogue et d’alcool dans les entreprises : Comment dépasser les tabous ?

4 février 2010 par Frans

La consommation d’alcool et de drogues est un phénomène qui concerne une part non négligeable des travailleurs. En effet, les consommateurs problématiques représentent de 5 à 10 % de la population. Et l’on peut raisonnablement penser que ce pourcentage affecte également la même proportion de travailleurs dans les entreprises. Jusqu’à présent, certaines entreprises ont déjà pris les devants avec la mise en place d’une politique interne spécifique qui traite ce genre de problèmes mais qui, dans certains cas, vise uniquement à sanctionner et est donc sujette à contestation sur le plan juridique. Pour cette raison, les partenaires sociaux ont voulu que toutes les entreprises développent une politique correcte sur le plan juridique, axée sur la prévention et taillée à la mesure de l’entreprise.

 

Jusqu’à présent, chaque entreprise était libre d’agir comme bon lui semblait face aux problèmes liés à la consommation d’alcool et de drogue par les travailleurs. Cependant, depuis le 28 juin 2009, une Convention collective de travail (CCT n° 100) propose un cadre de référence destiné à l’ensemble des sociétés belges. Celle-ci vise à aborder les dysfonctionnements au travail dus à la consommation d’alcool ou de drogues, à les prévenir et à y remédier en raison des conséquences négatives tant pour les employeurs que pour les travailleurs. Elle entend déterminer les conditions minimales auxquelles doit satisfaire une politique de prévention.

 

Toutes les entreprises sont dorénavant tenues d’élaborer en collaboration avec les représentants des travailleurs une politique de prévention en matière d’alcool et de drogues ou d’adapter leur politique existant en la matière aux exigences de la législation. Toutefois, l’objectif de celle-ci n’est pas de proposer aux entreprises une politique complète leur permettant de faire face à la problématique de la consommation d’alcool et de drogues mais bien de leur offrir un cadre qu’elles peuvent compléter librement.

 

Lors de la première phase qui est obligatoire pour toutes les entreprises, chaque employeur doit définir les principes et les objectifs de sa politique de prévention et doit élaborer une déclaration d’intention avec les lignes directrices et les objectifs. Il est précisé en outre que la politique doit être appropriée à la taille de l’entreprise, à la nature de ses activités et aux risques inhérents à ces activités (présence de postes de sécurité, de postes de vigilance par exemple). Le Conseil National du Travail recommande que l’élaboration de cette politique se fasse en association avec le comité de prévention et de protection au travail (CPPT), la ligne hiérarchique, le service du personnel, les délégués syndicaux, le conseiller en prévention, avec un maximum de 15 personnes. Cette recommandation n’est pas contraignante et il existe une autre méthodologie, peut-être moins participative, mais qui privilégie le travail préparatoire du Conseiller en Prévention. Il faut toutefois que le CPPT et le conseil d’entreprise en soient informés au préalable et qu’il leur soit offert la possibilité de formuler des avis. Si ces organes font défaut au sein de l’entreprise, c’est la délégation syndicale qui sera informée et consultée et à défaut de celle-ci, les travailleurs. Lors de l’élaboration de la politique, il faut tenir compte de la consommation de drogues et d’alcool qui a lieu pendant les heures liées au travail : soit pendant les heures qui précèdent immédiatement le travail, pendant les heures de travail, lors des pauses, lors d’occasions particulières au travail et sur le chemin du travail.

 

Il est possible de s’arrêter à ce niveau sauf si l’entreprise souhaite aller plus loin en fixant des règles et des instructions.

 

Dans la prochaine parution, nous aborderons la seconde phase.

L’évaluation de la santé des travailleurs : plus qu’une formalité, une nécessité absolue (fin)

18 décembre 2009 par Frans

Dans la pratique ?

 

Les difficultés habituelles rencontrées par les entreprises et leurs travailleurs dans la réalisation des évaluations de santé sont que celles-ci ne correspondent pas toujours aux risques identifiés initialement et non actualisés. En effet, il peut arriver toutes sortes d’évènements :

  • les activités des entreprises changent et le médecin du travail n’en est pas forcément averti,
  • l’employeur décide de changer de SEPP,
  • le médecin du travail change au sein du SEPP,
  • les changements de poste ne sont pas communiqués au SEPP,
  • la mobilité et la rotation du personnel font que les travailleurs changent d’entreprises et le SEPP reste le même,
  • chaque SEPP utilise des codes différents pour les risques de maladies professionnelles, etc…

 

Bref, tous ces éléments participent au fait que les travailleurs présentent un risque non négligeable de ne pas être suivi pour les risques adaptés avec toutes les conséquences négatives qui en découlent.

 

Afin d’éviter ces risques, il est important que le conseiller en prévention d’une entreprise ait un bon dialogue avec son SEPP en général. L’une des premières choses à faire est d’organiser une visite de l’entreprise par le conseiller en prévention-médecin du travail afin de déterminer les risques réels de maladie professionnelle sur chaque poste de travail. Ensuite, il est nécessaire d’effectuer une mise à jour des « volets B » des différentes fiches sur le poste de travail et de communiquer ces fiches mises à jour au SEPP (une fiche par poste de travail).

 

Une dernière étape est de bien définir avec le SEPP les différentes évaluations prévues avec les codes correspondants afin de contrôler d’un côté que les travailleurs soient bien suivis pour les risques identifiés et, d’un autre côté, les factures émises par le SEPP.

 

La brochure « La surveillance de santé des travailleurs »  (http://www.emploi.belgique.be/publicationDefault.aspx?id=5104) aborde plus en détail certains aspects pratiques comme la décision du conseiller en prévention-médecin du travail, les procédures de concertation et de recours, les droits et obligations de l »employeur et des travailleurs, les formes d’évaluation de santé, la surveillance de santé pour certaines catégories spécifiques de travailleurs.

L’évaluation de la santé des travailleurs : plus qu’une formalité, une nécessité absolue (suite)

10 décembre 2009 par Frans

Quels sont les types d’évaluation de santé ?

 

1) L’évaluation de santé préalable à l’engagement d’un travailleur :

Cette évaluation avec la décision d’aptitude doit avoir lieu avant l’affectation effective. L’évaluation de santé et la notification de la décision peuvent avoir lieu pendant la clause d’essai mais ne peuvent pas dépasser le premier mois après l’engagement. Elles peuvent aussi avoir lieu avant la conclusion du contrat pour autant que celui-ci aboutisse si le candidat est déclaré apte.

 

L’employeur doit informer le travailleur du contenu de la surveillance de santé. Les travailleurs ne peuvent être mis ou maintenus au travail s’ils refusent de se soumettre aux examens ou vaccinations obligatoires. La conséquence du refus pourrait aboutir à la rupture du contrat de travail pour force majeure.

 

2) L’évaluation de santé périodique :

Tous les travailleurs soumis à la surveillance médicale (dont les activités sont liée aux denrées alimentaires, aux postes de vigilance, aux postes de sécurité) y compris ceux exerçant une activité à risque défini comme l’exposition à une contrainte à caractère ergonomique (travailleurs sur écran de visualisation), subissent toutes les prestations incluses dans l’évaluation de santé périodique. Ces évaluations sont effectuées à intervalles différents suivant les risques identifiés (6 mois, 1 an, 3 ans ou 5 ans suivant les cas).

 

Les « activité à risque défini » sont celles dont l’analyse des risques a fait ressortir un risque identifiable causé par :

  • des agents physiques (le bruit), des agents chimiques (les solvants) ou des agents biologiques (les microorganismes) ;
  • l’exposition à une contrainte de nature ergonomique (travail sur écran de visualisation, manutention de charges), soit à une contrainte liée à la pénibilité du travail, soit encore à un travail monotone et cadencé ;
  • la charge psychosociale (par exemple, le stress).

 

Les « postes de vigilance » sont des postes de travail qui consistent à contrôler en permanence le fonctionnement d’une installation, où un manque de vigilance pourrait menacer la sécurité et la santé d’autres travailleurs. Exemple : une installation technique complexe pilotée par ordinateur.

 

Les « Postes de sécurité » : englobent tout travail impliquant :

  • l’utilisation d’équipements de travail;
  • la conduite de véhicules à moteur, de grues, de ponts roulants, d’engins de levage quelconques, ou de machines qui mettent en action des installations ou des appareils dangereux ;
  • le port d’armes.

 

Rappelons que les travailleurs ne peuvent pas se rendre à l’évaluation en vêtements de travail afin d’éviter les risques liés à certains agents chimiques ou biologiques par exemple.

 

3) La consultation spontanée :

Le travailleur peut demander une consultation de sa propre initiative auprès du conseiller en prévention-médecin du travail s’il estime que des risques nouveaux apparaissent. Afin que cela ne soit pas anarchique, il est préférable que le travailleur avertisse sa hiérarchie.

 

4) La surveillance de santé prolongée :

C’est un nouveau type d’évaluation dont le but est de permettre aux travailleurs, après qu’ils ont été exposés à des agents chimiques, physiques ou biologiques, de bénéficier d’une surveillance de leur santé, qu’ils soient toujours dans l’entreprise ou qu’ils l’aient quittée. L’employeur est responsable de la mise en place de cette surveillance mais le médecin-inspecteur du travail peut décider d’imposer cette surveillance.

 

5) La visite de pré-reprise du travail :

 Le but de cette visite est que le conseiller en prévention-médecin du travail puisse proposer à l’employeur, avant la reprise du travail effective, des aménagements du poste de travail, dans la mesure des possibilités, pour un travailleur soumis ou non à la surveillance de santé se trouvant en situation d’incapacité de travail depuis au moins 4 semaines, de manière à réduire les contraintes liées à ce poste. Dès le jour de la reprise du travail, le travailleur pourra se réintégrer plus facilement à un poste déjà adapté.

 

L’employeur est obligé d’informer tous les travailleurs soumis ou non à la surveillance de santé de leur droit à bénéficier de cette visite.

 

6) La visite de reprise du travail :

Celle-ci est effectuée avant toute reprise du travail d’un travailleur en incapacité de travail de plus de 4 semaines.

 

 

Comment sont communiquées les décisions du conseiller en prévention-médecin du travail après l’évaluation de la santé ?

 

Le formulaire d’évaluation de la santé doit être complété en 3 exemplaires dont un est destiné au dossier de santé du travailleur, un est remis au travailleur et le dernier à l’employeur. L’employeur doit conserver ces évaluations 5 ans minimum sauf exceptions comme les travailleurs exposés à l’amiante et dont l’employeur archive les évaluations pendant 40 ans.

 

Dans la prochaine parution, nous développerons « Dans la pratique ? »…

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