6 juin 2010 par Frans
Vous voici fin prêt pour mener votre audit.
N’avez-vous pas oublié votre stylo ? Idéalement, avec plusieurs couleurs, pour noter immédiatement les points positifs et les points à améliorer.
N’avez-vous pas oublié de confirmer le rendez-vous avec les personnes que vous souhaitez auditer (pour cela, reportez-vous au planning d’audit) ? tenez compte des impératifs de production, des arrêts de production, des opérations de maintenance, en fonction de ce que vous devez auditer.
L’audit se réaliser en 3 phases : introduction de l’audit, réalisation, debriefing à chaud.
L’introduction de l’audit est un moment privilégié pour rappeler les objectifs de l’audit (outil d’amélioration continue et non d’évaluation du personnel), pour fixer l’horaire et les priorités.
En cours d’audit, l’auditeur veillera à rester neutre, à se limiter aux faits, documents et enregistrements. Un auditeur ne peut pas porter de jugement ou critiquer, il doit relever des faits. Il peut juste dire si ce qu’il constate est conforme aux référentiels et aux procédures.
Enfin, le débriefing permet de clôturer l’audit sur le terrain en résumant l’ensemble des points forts et des points à améliorer constatés en cours d’audit. Il n’est pas question ici de procéder à une attaque en règle. L’objectif est d’obtenir l’accord du ou des responsables sur les actions à engager pour remédier aux problèmes constatés. Cet engagement sera repris dans le rapport d’audit.
30 mai 2010 par Frans
Il existe différentes techniques d’audit : les audits documentaires et les audits « terrain ». Les premiers sont basés sur l’examen des procédures, instructions, enregistrements relatifs au domaine audité. Cela peut se faire sans l’intervention des personnes impliquées dans le domaine audité. Par contre, les audits « terrain » sont basés sur la rencontre avec les personnes.
Lors de la préparation, les auditeurs examinent les rapports des audits précédents (internes et externes), les anomalies relatives au domaine audité, les procédures et instructions, … Sur base de ces documents et du ou desréférentiel(s), les auditeurs préparent la check-list.
Les audits étant un exercice à réaliser en plus de ses tâches quotidiennes, les auditeurs ne doivent pas nécessairement réinventer la roue lors de chaque préparation d’audits. Les check-lists utilisées lors des audits précédents peuvent parfaitement être réutilisées, pour autant qu’elles soient complètes et qu’il n’y ait pas eu de modification importante dans l’organisme. Les auditeurs veilleront à avoir leur check-list avec eux dans un format adapté au type d’audit.
Ainsi, si vous complétez la check-list, veillez à laisser suffisamment de place ; ou alors numérotez vos questions et reprenez ces numéros en regard des réponses que vous enregistrez. Plus vous vous facilitez la vie au niveau de la prise de notes, plus vous rédigerez le rapport d’audit facilement.
6 mai 2010 par Frans
Le responsable des audits, en général le responsable du système de management (qualité, sécurité, environnement ou autre), doit constituer son équipe d’auditeurs. A défaut de volontaires, il devra désigner les auditeurs. Il devra aussi s’assurer qu’ils sont formés aux référentiels qui serviront de base aux audits et qu’ils ont une connaissance suffisante de l’organisation et des activités ; on ne leur demande toutefois pas de connaitre le processus de fabrication au même niveau qu’un ingénieur de production.
Le responsable de l’équipe d’audit peut lui-même former les auditeurs aux référentiels applicables. Pour que la formation soit efficace, il est bon de prévoir des audits pratiques, sans oublier évidemment la rédaction des rapports d’audit et le suivi des audits.
Si l’équipe d’audit doit mener des audits externes (par exemple chez les fournisseurs), la formation pourrait être adaptée en fonction des fournisseurs visités, mais le principe reste le même : audit par rapport à un référentiel (normes internationales ou d’un secteur, ou encore exigences définies par l’organisme), rédaction d’un rapport, suivi des actions.
29 avril 2010 par Frans
Il faut distinguer 2 types d’audits : les audits internes et les audits externes.
Comme son nom l’indique, l’audit interne est mené au sein de l’entreprise, par un membre du personnel. Il peut également être réalisé par un consultant externe, qui connait bien l’organisation.
L’audit externe, lui, est mené par une tierce personne : un client, l’auditeur d’un organisme de certification accrédité. L’organisme peut lui aussi mener des audits externes chez ses fournisseurs !
Néanmoins, quel que soit le type d’audit, l’objectif est le même : l’audit est un « processus méthodique, indépendant et documenté permettant d’obtenir des preuves d’audit et de les évaluer de manière objective pour déterminer dans quelle mesure les critères d’audit sont satisfaits », définition de la norme ISO 19011 :2002.
Quels sont les ingrédients nécessaires à la réalisation des audits ? Des auditeurs formés et motivés, un calendrier d’audit, des audits à réaliser, un rapport d’audit et des actions d’amélioration.
Nous détaillerons ces points lors d’un prochain article.
