Le communiqué de presse a pour fonction de renseigner les journalistes sur un événement. Il devra fournir de manière concise mais aussi complète que possible, toutes les informations qui permettront aux journalistes de relayer cette information aux lecteurs, auditeurs ou téléspectateurs. Il ne vise pas à faire de la publicité mais à informer, même si l’on espère que cette information aura des retombées sur l’événement.

Le communiqué de presse doit tenir sur une page, être obligatoirement dactylographié et aller à l’essentiel.

Il répond aux questions du type :

• Que se passe-t-il ?
• Quand cela se passe-t-il ?
• Où cela a-t-il lieu ?
• Qui organise ? Quelles sont les personnes de contact ?
• Pourquoi cela a-t-il lieu ?
• Qui est concerné ?
• Combien cela coûte-t-il ?

Le communiqué se veut sobre et informatif.

La détermination du moment de l’envoi du communiqué de presse doit prendre en considération la périodicité ou le type de média. Ainsi on considère généralement que pour :

• un mensuel : l’envoi se fera trois ou quatre mois avant la date de la manifestation.
• un hebdomadaire : trois semaines avant la manifestation.
• un quotidien : quinze jours avant la manifestation.
• les radios et télévisions : dix jours avant la manifestation.