Dans un précédent article, nous avions abordé la réalisation des audits. Voici plus en détail les différentes phases de la réalisation d’un audit.

Préparation : Lors de la préparation, les auditeurs examinent les rapports des audits précédents (internes et externes), les anomalies (non conformités, accidents, incidents, plaintes, …) relatives au domaine audité, les procédures et instructions, … Sur base de ces documents et des référentiels, les auditeurs préparent une check-list. Ne réinventer pas la roue lors de chaque préparation d’audits. Les check-lists utilisées lors des audits précédents peuvent parfaitement être réutilisées, pour autant qu’elles soient complètes et qu’il n’y ait pas eu de modification importante dans l’organisme. Pensez à vous constituer des outils pratiques : format adapté au type d’audit, document pré-rempli, place prévue pour les réponses, … Plus vous vous facilitez la vie au niveau de la prise de notes, plus la rédaction du rapport sera facile.

Réalisation de l’audit :

N’oubliez pas de confirmer le rendez-vous avec les personnes que vous souhaitez auditer et tenez compte des impératifs de production en fonction de ce que vous devez auditer.

L’audit se réalise en général en 3 phases : introduction, réalisation, debriefing à chaud.

L’introduction de l’audit est un moment privilégié pour rappeler les objectifs de l’audit (outil d’amélioration continue et non d’évaluation du personnel), pour fixer l’horaire et les priorités.

En cours d’audit, l’auditeur veillera à rester neutre, à se limiter aux faits, documents et enregistrements. Un auditeur ne peut pas porter de jugement ou critiquer, il doit relever des faits. Il peut juste dire si ce qu’il constate est conforme aux référentiels et aux procédures. Pensez d’ores et déjà à vous faciliter la vie pour la rédaction du rapport d’audit. Vous pouvez prendre des photos par exemple !

Enfin, le débriefing permet de clôturer l’audit sur le terrain en résumant l’ensemble des points forts et des points à améliorer constatés en cours d’audit. Il n’est pas question ici de procéder à une attaque en règle. L’objectif est d’obtenir l’accord du ou des responsables sur les actions à engager pour remédier aux problèmes constatés. Cet engagement sera repris dans le rapport d’audit.

Rapport d’audit :

Il s’agit de la dernière étape de la réalisation d’un audit. Il s’agit pour l’auditeur de retranscrire le plus fidèlement possible ce qu’il a vu et entendu, tout en restant neutre. Ses seuls jugements portent sur la conformité par rapport au(x) référentiel(s) choisi(s) et aux procédures internes. Les conclusions discutées lors du debriefing doivent se retrouver dans le rapport d’audit. N’oubliez pas de joindre les photos prises lors de l’audit (souvent plus efficace qu’un long discours).

Dans notre prochain article, nous verrons comment effectuer le suivi des actions émises lors des audits et donc la clôture des audits